2016.08.24社員教育

仕事の段取りが悪い新人に教えたい、仕事の優先順位の付け方

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複数の仕事を同時に進めるときは、仕事に優先順位を付けることが欠かせません。段取りが悪いと、締め切りや納期に遅れてしまう可能性もあります。しかし、新入社員の中には、どの仕事から手を付けるべきか悩む社員も少なくありません。
今回は仕事の段取りが悪い新人に教えたい、仕事の優先順位の付け方についてご紹介します。

仕事の重要性と緊急性を考える

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仕事に優先順位を付けるときに重要な要素が、仕事の「重要性」と「緊急性」です。
仕事の重要性とは、仕事が周りに与える影響の大きさを意味します。仕事の重要性を確認するためには、その仕事が成功または失敗した場合に、売り上げや納期、品質、会社の評判などにどの程度影響を及ぼすのか考えると良いでしょう。

一方、仕事の緊急性とは、仕事の締め切りや納期が迫っているのか、そうでないのかということです。仕事の緊急性は仕事の重要性と違って、具体的であるため考えやすいでしょう。
ただし、新入社員や新しい部署に配属されたばかりの社員では、仕事の重要性については判断が難しいかもしれません。判断に迷っているときは、上司や先輩社員がアドバイスを与えてください。

重要性と緊急性に応じて優先順位を付ける

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現在抱えている仕事の重要性と緊急性を新人に確認させた後で、優先順位を付けていきます。仕事を以下の4つのカテゴリーに分類すると、優先順位が付けやすくなります。

カテゴリー1(重要性も緊急性も高い)

重要性も緊急性も高いカテゴリー1の仕事には、最優先で取り組まなくてはなりません。大規模システム障害対応やクレーム処理、締め切り直前の仕事などが該当します。後回しにせず、速やかに着手・解決すべき仕事です。

カテゴリー2(重要性は高いが緊急性は低い)

重要性は高いが緊急性は低い仕事とは、まだ少し先の大切な会議の資料作りや、将来に向けてのスキルアップ、事業計画の策定などです。
カテゴリー2に分類される仕事は、カテゴリー1に次いで優先順位の高い仕事となります。緊急性が低いという理由で先延ばしにすると、いずれは緊急性の高い仕事になってしまうため、計画的に取り組むことが必要です。

将来に向けてのスキルアップは、なおざりにされがちです。スキルアップをおろそかにしたからといって、すぐに影響があるわけではありません。しかし、新人時代に新しい知識を身に付けたり、技術を磨いたりしたかどうかによって、成長スピードが変わってきます。

カテゴリー3(重要性は低いが緊急性は高い)

重要でないメールや電話のやり取り、無駄な報告書の作成、突然の来訪者への対応などは、カテゴリー3の仕事です。できるだけ手早く済ませることを意識しましょう。
最近では社内外のコミュニケーションでメールを使う機会が増えているため、メールのやり取りに時間を浪費しないように気をつけます。何度もメール受信フォルダを確認するよりも、チェックする時間を決めて確認した方が効率的です。

カテゴリー4(重要性も緊急性も低い)

重要性も緊急性も低いカテゴリー4の仕事は、優先順位が最も低くなります。後回しにしても問題はありません。ただし、長期間放置していると、上司や同僚からの信頼を失ってしまうことがあるため注意してください。

おわりに

新人が仕事の段取りを覚えることで業務の効率も上がり、会社への貢献度や自身の評価を高めることができます。
「仕事の段取りが悪い」「仕事の優先順位の付け方に悩んでいる」という新人の教育を担当されている方は、業務の重要性と緊急性を主軸にした、仕事の優先順位の付け方を参考にしてはいかがでしょうか。

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