2016.07.26社員教育

部下の仕事も把握!スケジュール管理に欠かせないタイムマネジメント術

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会社の中で、口癖のように「仕事が多すぎて終わらない」「忙しすぎてどの仕事から手を付けて良いか分からない」と言っている人を見かけることがありますが、忙しいときこそスケジュールをしっかり管理することが重要です。
今回は仕事のスケジュールをうまく管理するためのタイムマネジメント術として、PERTをご紹介します。

PERTとは

「PERT(Program Evaluation and Review Technique)」とは、プロジェクトを能率良くスケジューリングするための手法です。生産管理やシステム開発などに利用され、プロジェクトの遅れにつながる作業や作業の余裕日数を明らかにすることができます。

PERTでは最初にプロジェクトの作業内容と期間を洗い出し、アローダイアグラムで表現します。次に最早着手日と最遅着手日を求め、最後にクリティカルパスを確認します。

【1】プロジェクトの作業内容の洗い出し

今回は以下のプロジェクトを例に考えましょう。作業によっては前の作業が完了しないと進められない作業もありますが、これが先行作業です。

【プロジェクト例】
作業A:作業日数=5、先行作業=なし
作業B:作業日数=7、先行作業=A
作業C:作業日数=10、先行作業=A
作業D:作業日数=2、先行作業=B
作業E:作業日数=6、先行作業=B、C
作業F:作業日数=4、先行作業=D、E

【2】作業内容をアローダイアグラムで表現

プロジェクトの作業順序を矢印で表した図を「アローダイアグラム」と呼びます。
今回のプロジェクトの作業順序をアローダイアグラムで表現したものが、以下の図です。

【アローダイアグラムの例】

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A(5)とは作業Aの作業日数が5日であるという意味です。
矢印の両端に丸で囲まれた数字がありますが、これらを「ノード(結合点)」と呼びます。A(5)の下の矢印はノード1からノード2に向かって伸びています。

破線で描かれた矢印はダミー作業です。
ダミー作業を設ける理由は、作業順序を正確に記述するためです。今回のプロジェクトでは、作業Eの先行作業は作業Bと作業Cですが、ダミー作業を省いた場合、作業Cを完了してから直ちに作業Eに取り掛かれることになってしまいます。

【3】最早着手日と最遅着手日を求める

アローダイアグラムを参照しながら、作業に最も早く着手可能な「最早着手日」と、プロジェクトを遅延させることなく、作業を最も遅く着手可能な「最遅着手日」を求めます。

【今回のプロジェクトにおける最早着手日と最遅着手日】
ノード1:最早着手日0、最遅着手日0
ノード2:最早着手日5、最遅着手日5
ノード3:最早着手日12、最遅着手日15
ノード4:最早着手日15、最遅着手日15
ノード5:最早着手日21、最遅着手日21
ノード6:最早着手日25、最遅着手日25

注意したいポイントは、ノード3の最遅着手日です。ノード3の最遅着手日は「21日(ノード5の最遅着手日)-6日(作業E)=15日」と求められます。
「21日(ノード5の最遅着手日)-2日(作業D)=19日」と計算した方もいるとは思いますが、ノード3の最遅着手日を19日と仮定すると、「プロジェクトの全作業を完了するために要する期間=19日+6日(作業E)+4日(作業F)=29日」となり、25日を超えてしまいます。

【4】クリティカルパスの確認

プロジェクトの開始から完了に至る一連の作業の、時間的余裕のない経路を「クリティカルパス」と呼びます。クリティカルパスは最早着手日と最遅着手日が同じノードを結んだ、最長経路です。
今回のプロジェクトでは、「ノード1→ノード2→ノード4→ノード5→ノード6」がクリティカルパスになります。

クリティカルパス上の作業は、作業遅延がプロジェクト全体の遅れにつながるため、重点的に管理しなければなりません。また、プロジェクト期間を短縮する場合はクリティカルパスを短縮する必要があります。

最遅着手日と最早着手日との差が「余裕日数」です。ノード3における余裕日数は3日であり、ノード3における3日までの遅れは、プロジェクト全体の遅延につながらないことを意味しています。

おわりに

スケジューリング手法としてガントチャートが用いられることがありますが、ガントチャートは工程が複雑なプロジェクトには不向きです。PERTを利用して、部下と自分の作業とスケジュールを割り出し、クリティカルパスを重点的に管理しながら円滑に仕事を進めましょう。

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