2020.10.01組織作り

業務改善を目指そう!業務改善の目的と進め方

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業務改善を目指そう!業務改善の目的と進め方

近年、働き方改革推進の動きに伴って、長時間労働の防止や生産性向上を目的とした業務の効率化が求められています。業務の効率化を進める上で必要なのが、”業務改善”です。業務改善とは、業務に関連する人やモノ、費用、フローなどを見直し改善することを言います。

業務改善を進めたいが、何から始めれば良いのか分からない、業務改善を進めたものの、期待した効果が出ていない、など悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ここでは、業務改善の目的と進め方についてご紹介します。

業務改善の目的

業務改善の目的

では、なぜ業務改善が必要なのでしょうか。あらためて業務改善の目的を確認していきましょう。

ムリ・ムダ・ムラを取り除く

これまでの業務を振り返ってみると、無駄な作業工程や、無理のある業務手順が手つかずのまま放置されている、というケースが少なくありません。無駄な工程や無理のある業務が存在するということは、業務全体にムラが生じているということになります。まず、これらのムダ・ムリ・ムラを取り除くことが業務改善の目的です。

生産性の向上

業務改善の一環として、業務のシステム化を進めることで業務の効率化が期待できます。ひとつの業務にかかる人手や時間を減らすことができれば、その分を他の業務に充てることができ、結果として組織全体での労働時間の削減、生産性の向上につながります。働き方改革推進の観点からも業務改善の効果は大きいと言えます。

品質の向上

業務全体のムダ・ムリ・ムラが取り除かれることで生産性が向上し、会社の資源(ヒト・モノ・カネ)を効果的に活用できれば、品質の向上にもつながります。最終的に顧客に提供する価値を最大化することが業務改善のいちばんの目的なのです。なお、短期的な視点でコスト削減や業務の削減だけに注力することで、競争力の低下を招くことにならないよう注意が必要です。

業務改善を目指そう!業務改善の進め方

業務改善を目指そう!業務改善の進め方

では、どのように業務改善を進めていけばよいのでしょうか。ここでは、具体的な業務改善の進め方についてご紹介します。

業務内容を可視化する

業務改善を目指すのであれば、まず現在の状況を把握しなければなりません。業務を1つ1つ洗い出していきましょう。洗い出すことで、問題点や改善点が見えてきます。業務内容を可視化して、誰もが状況を理解しやすいようにまとめておきます。

また、特定の部署だけで業務の洗い出しを行うのではなく、社内全体で行って部署間をまたぐ業務にも目を向ける必要があります。

ゴールを決める

業務改善によって何を達成するのか、ゴールを決めておきます。前述のとおり、生産性の向上、品質の向上が業務改善の大きな目的ですが、そのためには可視化した業務がどのような状態に変わることが望ましいのかが明確になっていないと改善に取り組みにくくなってしまいます。

システム化できることがないかを探す

例えば、同じことを繰り返すいわゆるルーティン業務は、システム化できる場合があります。思い切ったペーパーレス化も検討すると良いでしょう。システム化が可能な業務のシステム化を推進することで、業務手順や人員配置の効率化を図れます。

業務全体のフローを作成する

業務を可視化し、見つけ出した問題点の改善策を検討したのち、業務全体のフローを作成していきます。誰が・いつ・何を・誰と・どういうアクションで実施していくのかを社内で漏れなく共有できることが理想です。

おわりに

今回は、業務改善の目的や進め方についてについてご紹介しました。

業務改善は、コストの削減やサービス品質・生産性の向上の他、働き方改革にもつながる取り組みです。ムリ・ムダ・ムラを取り除き、社員がより働きやすい労働環境を作りましょう。もちろん、何が何でも業務改善をしなければと無理に計画を進めたり、業務改善の活動そのものが目的になってはいけません。組織の全員が無理無く取り組める業務改善を目指していきましょう。

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