2016.08.24社員教育

仕事ができる部下にするために「すぐやる人」を育てよう

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部下を持つ上司であれば、誰しも仕事ができる部下がほしいと思うのではないでしょうか。与えられた仕事を「すぐやる」ことは、仕事ができる部下の特長の1つです。今回は、すぐに仕事に取り掛かるメリットと、部下を「すぐやる人」に育てる方法をご紹介します。

やらなくてはならない仕事にすぐに着手するメリット

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仕事ができない部下は、やらなくてはならない仕事を先延ばしにして、締め切り前に大慌てします。上司としては、任せた仕事にはすぐに取り組んでもらいたいところです。

やらなくてはならない仕事にすぐに着手するメリットは、仕事を少しでも前に進めて達成感を得られるだけでなく、仕事をすべて終わらせるための所要時間を見積もることができることです。

一度に仕事を完了させるほどの時間的余裕がない場合でも、PCに会議資料のタイトル部分だけを入力したり、挿入したい図表をまとめたりするための作業時間は確保できるでしょう。
複雑な内容の仕事の場合、時間が経つと依頼内容を忘れてしまう恐れもありますが、少しでも仕事に手を付けておけば、その心配はありません。

部下がすぐに仕事に取り掛かるよう促す方法

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【1】上司が手本となり、仕事へすぐに取り掛かる習慣を付けさせる

部下は、上司の仕事の進め方を見て学びます。上司自ら部下の手本となるような姿勢を見せることにより、部下の行動に変化を促すことができます。
しかし、大量の業務を抱えており、与えられた仕事を後回しにせざるを得ない方もいるでしょう。そのような場合は、他の社員に任せられる仕事は任せるなど、与えられた仕事にすぐ着手できるように工夫してみましょう。

【2】部下のやる気を刺激する

部下のモチベーションを高く保つことで、業務効率は上がります。部下が仕事に前向きに取り組める環境を分析・再現したり、自分のモチベーションが高まる状況を考えたりすることは有効です。
例えば、部下の仕事への取り組みや成果を褒めたり、仕事への苦手意識がある部下には解決法を示したりすると良いでしょう。

【3】仕事の正確な期限を伝える

仕事の期限がはっきりしない場合、どうしても後回しにしてしまいがちです。仕事を依頼する際は、正確な期限を伝えましょう。
「なるべく早く」というあいまいな期限よりも「〇月〇日の定時まで」という具体的な期限を示した方が、すぐに仕事に取り掛かろうという気持ちにさせることができます。

このケースでは、期限を定時と設定したことがポイントです。
例えば、報告書の提出期限を「〇月〇日まで」と設定した場合、締切日に残業して仕上げようと考える部下もいるでしょう。しかし、報告書の締切日を帰社時間と設定すれば、部下は締切日前日までに報告書の準備を済ませ、締切日に余裕を持って最終確認することができます。

【4】 仕事にメリハリを付けさせる

集中力の持続時間の限界は90分といわれます。忙しいあまりに昼休みも仕事を続けると、かえって効率を落としてしまいます。集中力の低下を防ぐためには、休み時間に仮眠や散歩、おやつ休憩などを取ることが効果的です。部下がきちんと休憩を取れているか、確認しましょう。
また、同じ作業を続けると集中力は低下します。プレゼン資料作成と並行してメール処理をするなど、継続して行っている作業とは違う作業を交互に行うと気分転換になります。

おわりに

やらなくてはならない仕事を後回しにしてしまうと、時間だけが過ぎてしまいます。後で終わらせるつもりであっても、新しい仕事が発生して手を付けられなくなる場合もあります。
できる部下を育てるためにも、まずは自分自身が仕事を先延ばしにせず、すぐに取り掛かることを心掛けましょう。

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