2019.07.01社員教育

ビジネス英語ライティングのマナーは?失礼にならない英文メールの書き方

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ビジネス英語ライティングのマナーは?失礼にならない英文メールの書き方

今や、海外の企業や外国人とのやり取りが当たり前になってきたビジネスシーン。

業務を進めるには当然英語でのメールが必要です。しかし、うまく英文メールを書けなかったり、正確で礼儀正しい英語で書いているつもりが意図を理解してもらえなかったりと、悩んでいる方は多いかもしれません。

ここでは、ビジネス英語ライティングの基本的なマナーについてご紹介します。失礼だと思われない英文メールの書き方を覚え、良好な関係を築きましょう。

 

ビジネス英語ライティングのマナー

ビジネス英語ライティングのマナー

基本的に英語では結論を先に表現します。日本語では文法的にも結論が最後の方に来ること多く、日本語の思考を英文に反映してしまうと英語ネイティブには伝わりづらい文章になるでしょう。

また、メールの書き出しと敬具の言葉も非常に重要です。

書き出しには、メールを受け取る相手の名前をDear Mr/Ms~と書き、敬具にはYours faithfullyやYours sincerelyなどの言葉を入れ、最後に自分の名前を書きます。それぞれの言葉は相手や状況によって以下のように使い分けます。

 

書き出し

男性の場合…Mr

女性の場合…Ms(既婚・未婚問わず使える)/Ms(既婚女性)/Miss(未婚女性)

名前が分かっていても性別が分からない場合…Dear フルネーム

 

また、初めてコンタクトをとる相手で、性別も名前も分からない場合もあります。そのような場合は「Dear 役職名・部署名」か、よりフォーマルな場合は「Dear Sir or Madam,」「To Whom It May Concern(関係者各位)」などが使われます。

ただし、メールでは受取人をできるだけ明確にしたいため、送り相手の役職名か部署名を入れる方がベターでしょう。

 

敬具

「Dear名前」など相手が明確になっている場合…Yours sincerely,

「Dear Sir or Madam」など相手が明確ではない場合…Yours faithfully,

 

このように英文メールには守るべき形式やマナーがあるため、まずは基本の型を覚えましょう。

 

英文メールの書き方とポイント

英文メールの書き方とポイント

英文メールは以下の要素を入れるようにしましょう。

 

・件名

・書き出し

・本文

・結び

・敬具/署名

 

シーン別にそれぞれの書き方をご紹介します。

【件名】

初めての場合

・Introduction – Taro Yamada(初めまして、ヤマダタロウです)

・Introduction – Taro Yamada in Sales(初めまして、営業部のヤマダタロウです)

 

謝罪の場合

・Apology for Defective Product(欠品に関するお詫び)

 

確認や質問の場合

・About the meeting tomorrow(明日のミーティングについて)

・Regarding Product #005(商品番号5番について)

 

【書き出し】

初めての場合

例)

I apologize for this sudden contact.(突然のご連絡で申し訳ございません)

 

謝罪の場合

謝罪のメールの場合、件名に加えて書き出しでも謝罪の文言を入れた方が良いでしょう。

例)

I truly apologize for my late reply.(お返事が遅れまして大変申し訳ございません)

Thank you for taking time out of your busy schedule to email me.(お忙しいところご連絡ありがとうございます)

 

確認や質問の場合

何か聞きたいことがあっても、まずはあいさつの文言を入れます。

例)

Thank you for your support as always.(いつもお世話になっております)

 

【本文】

初めての場合

成約が取れたときなどに初めてメールを出す場合、次のようなフレーズがよく使われます。

Thank you for contract. I am ○○ of □□(会社名), I would like to say hello to Mr.△△.

(ご契約ありがとうございます。私□□の○○と申します。この度は△△様にご挨拶をと思いご連絡しました。)

 

謝罪の場合

謝罪する場合は、謝罪内容を明確にした文章にしましょう。

I apologize for our customer center.(私どものカスタマーセンターにつきましては、大変申し訳ありませんでした)

I am sorry about the dent of package of our products.(この度は弊社の商品のパッケージがへこんでいたとのこと、大変失礼しました。)

 

確認や質問の場合

Could I have a schedule on 11/23 of Mr. ○○?(○○様の11月23日の予定をお聞きしてもよろしいでしょうか?)

Could you please let me know if this is convenient for you?(ご都合に合うかお知らせいただけますでしょうか?)

 

結び

結びには、何か一言フォローアップするようなフレーズを入れておくと良いでしょう。

If you have any questions, please feel free to contact us.(何かご質問がありましたらお気軽にご連絡ください。)

I`m looking forward to hearing from you.(お返事お待ちしております)

 

最後に、敬具の言葉と署名をすれば形式としては完成です。

 

ビジネス英文メール作成時の注意点

英語でのメールに慣れていないと、知らず知らずのうちに「上下関係」を感じさせる失礼な文章を書いてしまっていることがあります。

例えば、「Please~」という言い方は一見、丁寧そうに思えますが実はネイティブからすると上から目線で言われているように感じる表現です。少し丁寧にして、「Could you reply by Wednesday, please?」などとしても、どこか強要されているニュアンスが出てしまいます。

何かをお願いするときは、相手に断る余地を感じさせつつ敬意を払った表現にしましょう。

 

例)

I wonder if I could ask you to reply by Wednesday.(水曜日までにご返信いただけるか伺えたらと思うのですが)

I would be very grateful if you could reply by Wednesday.(水曜日までにお返事いただけるならば非常にありがたいと思っております)

 

その他にも、依頼する際には「Would you~」を使うと最も丁寧な表現になるため、関係性が見えないときや親しくない相手に送るときはおすすめです。

 

おわりに

英文メールには基本の形やマナーがあります。まずはそれらを覚え、自分なりのテンプレートを作成しておくと便利かもしれません。

英文メールを書くときは結論を明確にし、簡潔に分かりやすく、そして失礼のないよう細心の注意を払いましょう。ビジネス英語でのライティングも慣れてくればスムーズに書けるようになってくるため、まずはご紹介した内容を真似しながら、使いやすい表現を見つけていってください。

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