2020.04.01社員教育

ビジネスメール研修におすすめの内容は?ビジネスマナーの基礎を教えよう!

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社会人として仕事をする際に必要なマナーといえば、あいさつや敬語、身だしなみに関するマナーを思い浮かべるかもしれません。しかし、業務連絡にメールが欠かせなくなった今は「メールに関するマナー」も、同じくらい重要といって良いでしょう。

今回は、ビジネスメールのマナーを学ぶ研修の必要性やおすすめの研修内容、その他に取り入れたい基礎研修などをご紹介します。

ビジネスメール研修は必要?

「メールのマナーぐらい身につけておいてほしい」「メールを書いて送るなんて簡単」と思い込んでいませんか? しかし、業務連絡を取った経験のない新入社員にとって、ビジネスメールを書くハードルは意外に高いものです。メールのマナーも、1から学んで身につけることが望ましいでしょう。

ビジネスメールの失敗は意外に多い

ビジネスメールで思わぬ失敗をした経験のある方、また受信したメールの中に先方の不備を見つけたことがある方は、意外に多いといわれています。

セキュリティ事故などにつながる重大ミスはなくても、「誤字・脱字」「添付ファイルの送付忘れ→再送」などの微細なミスを時々見かける方は多いのではないでしょうか。

ちょっとしたミスであっても、先方に不便を強いることがあります。円滑に業務を進めるために、メールの書き方・送り方や受信メールの取り扱いについて基礎から学ぶことは大切です。

メールのマナーについて学ぶ機会はまだ少ない

メールでうっかりミスをしたり、相手の不備や間違いに気付いたりする経験は多くても、社内でメールに関する研修を実施している企業はまだ少数という状況です。

学ぶ機会があれば、たとえミスがあっても自身が気付いて再発予防を意識できます。自己流のままメールを使うことで自身のミスにも気付かず「メール下手」という印象を与えないためにも、研修の機会を設けることは効果的といえます。

ビジネスメール研修におすすめの内容

今ではほとんどの企業が、社内外の連絡にメールを利用しています。メール研修も、自社に合った内容を意識して取り入れることで、新入社員が自信を持って実務に取り組む環境づくりに役立つでしょう。

外国語メールのあいさつや基本マナーも身につくメール研修

海外、特に英語圏や中国語圏とメールで頻繁に連絡を取る企業も少なくないでしょう。英文・中文のビジネスメールでよく使われる冒頭のあいさつや先方の敬称の使い方が身につけば、より円滑なコミュニケーションにつながります。

例えば、メールの冒頭での相手先に向けた「~様」という表記があります。英文メールの場合、男性相手なら「Dear Mr.○○」、女性相手なら「Dear Ms.○○」だと知っているだけでも、書き出しの一文でつまずきません。中文メールの場合の「~様」は、男性なら「○○先生」、女性なら「○○女士」です。

ビジネスとプライベートの切り分けを意識したメール研修

あいさつ文や署名の入れ方などの表記マナーに加え、「社内メールの規則」についても学べる機会を研修に取り入れると良いでしょう。

「業務メールをプライベートアドレスに送ってしまう」「公開の同報宛先に大量の個別アドレスを入れる」など、情報漏えいにもつながるミスは大問題を招きます。ビジネスメールを送る・受け取る際に守るべきルールも含んで、プライベート連絡との違いを意識させる内容を研修に取り入れましょう。

その他、ビジネスマナーの基礎研修

社内外との連絡・コミュニケーションの手段は、メールに限らず多様です。ここでは、メール研修以外にも新入社員に受講をすすめたいマナー関連の基礎研修をご紹介します。

接客、接遇に関するマナー研修

対面での顧客対応を意識したマナーを身につけることも、メール研修と同様に重要です。メールが普及し対面の機会が減っているからこそ、そのタイミングで好印象を与えられるマナーが身につけば強みとなります。

マナーを通じて、社員個別の役割や理想実現への道を意識できる研修

新入社員に、いきなり「先輩の仕事を見て、自分のすべきことは自分で探すように」などと強要すると、高いハードルを感じさせてしまうかもしれません。

新入社員には「会社は各個人に役割を設け、期待を持って歓迎している」と意識付けることが意欲につながります。

マナー習得のみならず、「マナーは自身の信頼性に直結する」と意識できる内容が研修に含まれていると、より新入社員に対し説得力を生むでしょう。

おわりに

今回は、主に新入社員を対象としたビジネスメール研修の必要性やおすすめの内容、その他実施したいマナーの基礎研修についてご紹介しました。

マナーというと堅苦しく考えがちですが、「相手と快く接するためのおもてなし」という見方に切り替えると、積極的に身につけたくなるものです。「おもてなしの心」を意識してメールが使えることで、対面したときにもっと手厚くもてなせるマインドが得られればより良いでしょう。

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