2020.08.01社員教育

ビジネスチャットでもマナーは必要?チャットマナーの基本

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ビジネスチャットでもマナーは必要?チャットマナーの基本

テレワークが普及しはじめたことにより、気軽に連絡が取れるビジネスチャットに注目が集まっています。初めて利用する方からすると、メールと同じようなマナーが必要なのか悩むことがあるかもしれません。

そこで今回は、ビジネスチャットのマナーについてご紹介します。

そもそもビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、業務での利用を目的として作られたチャットツールです。ビジネスに特化して作られたチャットツールのため、セキュリティ対策はもちろん、ビジネスに役立つ機能が備わっています。

メールとは異なり、手軽に連絡が取り合えるツールなので、社内コミュニケーションの活性化や報告・連絡などの効率アップにつながります。業務の効率化や生産性の向上、テレワークへの活用から、普及しはじめているツールです。

ビジネスチャットでもマナーは必要?

ビジネスチャットでもマナーは必要?

ビジネスチャットは、メールよりも手短にメッセージを送ることができます。

しかし、プライベートと同じように利用してしまうと、相手に不快な思いをさせてしまうかもしれません。気軽にコミュニケーションが図れるツールではありますが、ビジネスチャットでも基本的なマナーが必要です。

チャットマナーの基本

チャットマナーの基本

次に、知っておくと便利なチャットマナーの基本をご紹介します。

【チャットマナーの基本1】言葉遣いに気をつける

メールよりもラフな連絡ツールであるため、気が抜けてしまうこともあるかもしれません。しかし、あくまでも業務で利用する以上、メールと同様に敬語で連絡を取り合いましょう。ビジネスにふさわしい表現を意識するようにします。

【チャットマナーの基本2】反応はできるだけ素早く

メールと同じように、チャットであっても返信はなるべく迅速に対応する必要があります。

ビジネスチャットの中には、既読がつくものやリアクションができる機能が備わっているものもあります。

確認や返信に時間がかかってしまうときは、取り急ぎメッセージを確認したことが分かるように、リアクション機能を使うのも1つの手です。

また、チャットツールには通知機能が備わっているものもあるので、通知機能も活用してメッセージに気づきやすいようにしておきましょう。

【チャットマナーの基本3】検索しやすいメッセージにする

ビジネスチャットでは、メッセージのやり取りが多くなると過去のメッセージが埋もれてしまいます。過去のやり取りから確認したいメッセージがある場合は、履歴を遡る必要があります。そこで便利なのが、検索機能です。検索機能を利用することにより、スクロールして探す手間が省けます。

しかし、指示語(「あれ」「これ」など)を多用したり、プロジェクト名や商品名などを省いたりすると、検索しても見つけにくくなってしまいます。検索しやすいキーワードをいれておくことで、該当のメッセージが見つけやすくなるでしょう。

【チャットマナーの基本4】手短に送る

ビジネスチャットは、メールのように〇〇様と表記したり、前置きが長くなったりすると読みにくくなってしまいます。ビジネスチャットでは、冒頭に「お世話になります」、最後に「よろしくお願いいたします」など、あいさつは基本的に一言で大丈夫です。

また、1つの文章も長くならないように、短い文章に分けたり箇条書きにしたりして読みやすさを重視しましょう。

もし、長文になってしまう場合は、「長文になりますが大丈夫でしょうか?」などのメッセージを一言入れるようにしましょう。

おわりに

今回は、ビジネスチャットのマナーについてご紹介しました。

メールよりも連絡時のハードルが下がり、手軽に連絡を取れるのがビジネスチャットです。しかし、手軽だからとはいえ、プライベートのように使用してしまうと不快な思いをする方もいらっしゃいます。メールほどかしこまった表現にする必要はありませんが、敬語を使うなど基本的なマナーは守って利用しましょう。

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