2017.07.18組織作り

社内コミュニケーションを活性化しよう!社内SNSの活用法と注意点

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少し前までは、社内コミュニケーションツールといえばメールがメインでした。しかし、IT化が進んだ現在ではツールの種類も多彩になり、社内SNSを導入している企業が増えてきています。

社内SNSはとても便利なサービスですが、一方で使いこなせていない企業が多いのも現実でしょう。そこで今回は、社内SNSの活用法と注意点についてご紹介します。

社内コミュニケーションの活性化はなぜ重要なのか

会社の規模が大きくなるほど、社内コミュニケーションは取りにくくなる傾向があります。部署の数が多いと、他部署の業務内容も見えにくくなるものです。

ひと昔前までは、終業後の飲み会でのコミュニケーション、通称「飲みニケーション」で社内の人間と交流することが社内コミュニケーションの主な手段とされていましたが、若い世代を中心に飲み会への参加を回避する「飲み会離れ」が進んでいます。このような流れも、社内コミュニケーションの機会減少に加担しているといえるでしょう。

しかし、同じ会社内で仕事をしていく以上、社内コミュニケーションは重要です。その主な理由は以下の通りです。

・社内の風通しが良くなり、雰囲気が明るくなる

・情報の共有化により「報連相(報告・連絡・相談)」をしやすくなる

・経営者から社員へ、上司から部下へ、会社のビジョンを伝えられる

・他部署との連携で事業が活性化する

仕事自体は個々の作業であっても、組織に所属する以上、社員同士が連携して業務に取り組まなければ、部署はもちろん会社全体の目標は達成できません。

また、社内交流が新たな仕事を生み出すこともあります。社内コミュニケーションが活性化すると、ビジネスチャンスが広がるのです。

コミュニケーションを効率化する社内SNS活用法

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近年、社内コミュニケーションの活性化において注目されているツールが社内SNSです。多くの企業で導入している社内SNSは、主に以下のメリットがあります。

複数人で情報共有を行う

1日に数十通以上が飛び交うメールは、複数人に宛てて送信してもすぐに反応が返ってくることはまれです。

SNSの場合はメールよりも気が付きやすく、気軽に返信ができるため複数人が同時にすぐ反応できます。スマホアプリなどを利用すれば、外回りや在宅勤務の社員ともに確認・返答しやすいため便利です。

部署にとらわれない交流を取る

企業内で部署を越えたコミュニケーションを取ることは意外と難しいものです。しかし、社内SNSを使えば、部署外の社員との交流も容易になります。

複数のグループを設定することで、総務や情報システム関連部署などからの各種連絡はもちろん、他部署からの助けを得ての新たな事業の立ち上げも実現しやすくなります。

ノウハウの構築や蓄積をする

貴重な資料や情報を社内で共有しようとするとき、社内SNSを使えば簡単に公開し、他の社員も閲覧できます。

社員が気軽に自分のノウハウを広められるということは、大きな利点です。なぜなら、ノウハウは企業にとって重要な資産であり、共有によってこれまで埋もれがちだったノウハウを有効活用できるためです。

社内SNSを活用する上での注意点

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社内SNSは便利な反面、活用方法を間違えると本来の目的から外れた使われ方が浸透し、やがて利用率が低下してしまいます。とある調査会社によると、企業でのこれまでのソーシャル技術導入成功率は10%程度と、大半の企業が失敗しているという結果があります。

では、社内SNSを活用する上で気を付けるべきことは何でしょうか?以下が主なポイントです。

利用シーンを想定した上で導入する

「取りあえず社内SNSがあれば便利そう…」などの理由で導入するのではなく、具体的にどのように使用するのかを社内で検討した上で導入すべきです。

そのためにはまず、SNSの特徴を理解すること、既存ツール(メールを含む)との使い分けを明確にして使用ルールを作ることが大切です。

最適なツールを選んで導入する

ビジネス向けのSNSツールは種類が多彩です。それぞれ機能や特徴が異なるため、自社の利用目的に合ったコミュニケーションツールを厳選しましょう。

日常業務の一部として社員が使うように徹底する

業務の一環として日常的に使用するように社内で徹底しましょう。使いたい人だけが使うという仕組みにしてしまうと、使う人と使わない人ではっきり分かれます。

また、業務外のメッセージ送付に利用するなど、公私混同される可能性もあるため注意が必要です。

トラブル時はすぐに対応できる仕組みを作る

社内SNSがセキュリティの問題や何らかのトラブルで一時的に使用できなくなった場合、業務に支障が出る恐れもあります。情報システム担当者などがすぐに対応できるよう、事前にセキュリティ対策や代替手段を準備しておきましょう。

おわりに

今回は、社内SNSの活用法と注意点についてご紹介しました。

社内SNSは、社内コミュニケーションを活性化してくれる大変便利なツールです。しかし、計画的に導入して日常業務内にうまく取り入れないと、使いこなせないまま誰も使用しなくなってしまうといったことになりかねません。

社内SNSはただ闇雲に導入するのではなく事前にルールを定めるなどして、業務の活性化に役立たせましょう。

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