2017.11.06組織作り

人材は適材適所!役割・業務分担で仕事の効率をアップさせる

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人材を適材適所に配置することにより、企業は自らの利益を最大化できますが、個々の社員が能力を発揮できる環境を作れるかは、人事部の手腕にかかっています。そこで今回は、役割・業務分担で仕事の効率をアップさせる方法をご紹介します。

適材適所とは?

適材適所とは、それぞれの社員に各自の能力や特性に応じた役割や仕事を与えることです。企業は適材適所の配置を心掛け、社員が十分に力を発揮できるようにしなければなりません。

適材適所は社員の経験で変わる

社員の能力は、仕事の経験を積み重ねることで見えてきます。経験の中で成功や失敗を繰り返しながら、自分の適性ややりがいを感じられる仕事を見いだしていきます。したがって、一度完成した適材適所の状態はいつまでも続くわけではありません。5~10年すれば、また新たなステップを踏むためのステージが必要となります。

適材適所の見極めを焦らない

7215-00089-2適材適所の見極めを焦ってはいけません。新入社員は30代半ばくらいまでにできるだけ多くの社員と交流させ、ジョブローテーションでさまざまな仕事を経験させてください。成長の速度は社員一人一人により異なるため、ポジションを早く決めてしまうと逆効果になることがあります。人事異動は人事部門の独断ではなく、きちんと現場の意見をヒアリングした上で行うことがポイントです。

生産性を高めるために役割・業務分担の作成を行う

適材適所に人材を配置する前に行うべきことは、役割・業務分担の作成です。現状の問題点を見つけ、効率よく業務ができる骨組みを作りましょう。

まずは業務の棚卸しを行う

適材適所に人を配置するためには、役割や業務分担が明確になっている必要があります。そのために、まずは業務の棚卸しから行ってください。重複している業務や効率の悪い作業はないか、徹底的に洗い出します。極端に時間がかかっている業務があれば、問題を分析するためのミーティングの時間を用意しても良いでしょう。業務が標準化されているか、業務量に偏りがないかを十分にチェックし、分担表を作成してください。

PDCAサイクルを回し続ける

役割・業務分担表を作成し、人材を配置したところで、適材適所の配属が完了するわけではありません。その後にきちんと社員が効率的に働いているか、役割分担に問題はないかをチェックする必要があります。適材適所は、PDCA(Plan・Do・Check・Act)サイクルを回し続けることで実現されるのです。

適材適所でコスト削減や社員定着率の向上も

これまで生産性の面から適材適所について見てきましたが、適材適所はコスト削減や社員の定着率向上にも寄与します。

コスト削減

7215-00089-3それぞれの社員が自分の持ち場で能力を十分に発揮できれば、コスト削減につながります。例えば、社員が70%しか力を発揮していない職場では、不足分の30%を新しい人材で補強したり、個々の残業が増えたりするため、結果的に人件費の増加は免れません。それに対して、一人一人が100%の力を発揮できる職場では、そのような無駄をカットできます。

社員の定着率向上

自分の適性や意思とは無関係に仕事が振られる状況が長く続くと、社員は「仕事をやらされている」という意識を持ち、中には離職する者も出てきます。しかし、「自分のしたい仕事ができる」「仕事を通じて自分を高められる」という充実感が得られることで、会社への帰属意識を高め、社員の定着率を向上させることが可能です。

おわりに

今回は、業務分担で仕事の効率をアップさせる方法をご紹介しました。新しい風をうまく取り入れながら、いかに適材適所に人材を配置するかは企業にとって重要な課題です。また、最適な人材配置を常に維持するために、PDCAを確実に実行しましょう。

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