2017.02.13組織作り

人事異動は目的を伝えてモチベUP!人事異動の伝え方と内示時期

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人事異動は社員にとって「小さな転職」です。異動の辞令に先立ち、内示が出されますが、異動する社員はストレスを感じることもあります。異動に前向きではない社員もいるため、できれば穏便に社員のモチベーションを上げる形で内示を出したいものです。
そこで今回は、適切な内示の伝え方や内示の時期についてご紹介します。

異動先部署に不可欠な人材であることを説明する

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人事異動の内示を言い渡された社員は、「現在の所属部署を離れること」を意識し過ぎてしまい、異動を深刻に受け止めてしまうことがあります。

「なぜ自分だけが異動するのだろうか」「自分の働きぶりが評価されていないのではないか」「人事部門が嫌がらせのために異動させるのではないか」など、異動をネガティブに捉えるあまり、最悪の場合は優秀な社員を一人失ってしまう結果になるのです。

そのため、人事異動の内示は「現在の部署から離れることを過剰に意識させないこと」が重要です。異動する社員に対して、異動先の部署での活躍を期待していること、そして新しい環境で何を求められているかを説明しましょう。

内示をうまく伝えられれば、社員は異動をポジティブに受け止め、モチベーションを向上させることができます。「なぜその社員が求められているのか」という理由も併せて伝えれば、より納得を得られるでしょう。

異動する社員と真摯に向き合う

人事異動を円滑に進める際の重要な要素が、社員との信頼関係です。異動が社員にとってメリットがあることを伝えても、社員との間に十分な信頼関係が築かれていなければ、会社に不信感を抱きます。

本人が望まない異動の場合、内示を出す人事担当にとっても気が重いものです。とはいえ、異動先の環境、土地柄、名産品といった仕事と直接関係のない話に話題をそらしても、異動に納得してもらうことはできません。

会社という組織の一員として働く以上、必ずしも自分の希望が通るわけではないことを本人は理解しているでしょう。異動は本人にとって不本意かもしれませんが、新しい経験は人を一回りも二回りも成長させます。
「さまざまな環境を経験することは長い目で見ればプラスに働くこと」「異動は視野を広げ、成長するための良いきっかけとなること」など、新しい部署での活躍を期待する旨を社員に伝えてください。

内示の時期は必要な準備期間を考慮して

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人事異動の内示は正式な辞令が出る前の連絡であり、異動に必要な準備の時間を与えることが目的です。現在の勤務地から遠く離れた場所に異動することも少なくありません。また、異動する社員を抱える部署は、業務の引き継ぎも行う必要があります。

時間に余裕を持って内示を実施することが大切ですが、会社方針の変更などにより、あまりに早く内示を出しても異動が中止される可能性もあります。遅くとも異動の1カ月前には内示を行うことが一般的です。
海外転勤などの大きな異動の場合、ビザの取得や海外赴任家族向け説明会の開催などを必要とするため、通常の異動よりも早く内示を行います。

また、内示期間は引っ越しや手続きなどを行う期間であると同時に「心の準備を行う期間」であることも留意しなければなりません。社員の立場に立ち、適切な内示期間を見極めることが重要です。

おわりに

会社にとっては通常の人事異動であっても、社員にとっては大ごとです。円滑に人事異動を実施するためには、社員のモチベーションを考えた伝え方やタイミングで内示を行う必要があります。適切な方法で内示を行うことができれば、社員はモチベーションを損なうことなく、異動先でも期待通りの活躍をしてくれるでしょう。

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